Proposta comercial com IA: do pedido em PDF à proposta no mesmo dia
Fazer proposta comercial com IA significa usar um agente que lê o pedido do cliente, consulta tabela de preço, estoque e prazo no ERP, monta a proposta no modelo da empresa e marca o que está em dúvida. O vendedor revisa, ajusta e envia. O resultado é proposta no mesmo dia, com preço e prazo conferidos, sem tirar a decisão comercial do vendedor.
Montar proposta comercial com IA resolve um problema conhecido: o pedido chega em PDF, e-mail ou planilha, e o vendedor passa horas copiando itens, consultando tabela, conferindo estoque e ajustando o modelo. Enquanto isso, o cliente espera e a concorrência responde.
Um agente de IA faz a parte de procurar e copiar. O vendedor fica com a parte de decidir e negociar. Este artigo mostra como esse fluxo funciona na prática.
Como funciona a proposta comercial com IA?
O fluxo tem cinco etapas. As quatro primeiras são do agente, a última é do vendedor.
- Lê o pedido. O agente recebe o pedido no formato em que ele chega (PDF, e-mail, planilha ou foto) e extrai cliente, itens, quantidades, especificações e prazo desejado.
- Consulta o ERP. Para cada item, busca código, preço de tabela, estoque disponível e prazo de entrega.
- Monta a proposta. Preenche o modelo da empresa com itens, valores, condições comerciais padrão e validade.
- Marca as dúvidas. Destaca o que não conseguiu resolver com segurança: item sem correspondência, estoque insuficiente, especificação ambígua.
- O vendedor revisa. Confere os pontos marcados, aplica a negociação e envia.
O vendedor continua dono da proposta. A diferença é que ele começa da revisão, e não da folha em branco.
O que o agente precisa ler no pedido do cliente?
O agente precisa extrair do pedido tudo o que o vendedor hoje digita à mão. Normalmente isso inclui:
- Dados do cliente: razão social, CNPJ, contato e endereço de entrega.
- Itens pedidos, com descrição, quantidade e unidade.
- Especificações técnicas, quando existem.
- Prazo e condição de pagamento desejados.
- Observações livres, como "entregar em duas remessas".
O ponto mais difícil costuma ser a descrição do item. O cliente escreve do jeito dele, e o agente precisa encontrar o código certo no catálogo. Por isso a correspondência entre descrição e código é a primeira coisa a testar.
Quais dados o agente consulta no ERP?
O agente consulta no ERP os mesmos dados que o vendedor abriria em várias telas. A tabela mostra o que é consultado e por quê.
| Dado | Onde está | Para que serve na proposta |
|---|---|---|
| Código do produto | Cadastro de produtos | Garantir que o item cotado é o item certo |
| Preço de tabela | Tabela de preços por cliente ou região | Valor de partida, antes de qualquer desconto |
| Estoque | Módulo de estoque | Saber se dá para atender a quantidade |
| Prazo de entrega | Estoque, produção ou compras | Prometer só o que a operação cumpre |
| Condições do cliente | Cadastro do cliente ou CRM | Aplicar a condição de pagamento já acordada |
No início, o agente só lê. Ele não grava pedido nem reserva estoque. A gravação, se fizer sentido, vem depois de o fluxo provar que acerta. Os detalhes de integração estão em como integrar IA com ERP, CRM e e-mail.
Como o agente marca as dúvidas?
O agente marca como dúvida tudo o que ele não consegue resolver com segurança. Essa é a parte que mais protege a empresa de erro.
Os casos mais comuns são:
- Item sem correspondência: a descrição do cliente não bate com nenhum código, ou bate com mais de um.
- Estoque insuficiente: a quantidade pedida é maior que a disponível.
- Prazo impossível: o cliente pediu um prazo menor que o prazo de entrega real.
- Preço fora da política: o cliente indicou um preço-alvo abaixo do mínimo permitido.
- Especificação ambígua: faltam medidas, cor ou modelo.
Cada dúvida aparece destacada na proposta, com o motivo. O vendedor sabe exatamente onde olhar, em vez de conferir item por item.
Qual é o papel do vendedor nesse fluxo?
O vendedor revisa, decide e se relaciona com o cliente. O agente prepara; o vendedor responde.
Na prática, o vendedor resolve as dúvidas marcadas, aplica descontos dentro da alçada dele, ajusta condições especiais e escreve a mensagem de envio. Também é ele quem decide quando ligar em vez de mandar só o documento.
Essa divisão importa. Se o agente envia a proposta direto ao cliente, qualquer erro de preço vira problema comercial. Com o vendedor no meio, o erro vira uma correção antes do envio. O desenho da aprovação está em humano no circuito.
O que medir para saber se está funcionando?
Meça antes e depois, com a mesma régua. Quatro indicadores costumam bastar:
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Tempo do pedido à proposta enviada | Velocidade de resposta ao cliente |
| Tempo de trabalho do vendedor por proposta | Horas devolvidas à equipe comercial |
| Propostas com erro de preço, item ou prazo | Qualidade, comparada ao processo manual |
| Taxa de dúvidas marcadas por proposta | Onde o catálogo ou as regras precisam melhorar |
Se a empresa já acompanha taxa de conversão, vale observar também. Mas atenção: conversão depende de muitos fatores, então trate como sinal, não como prova.
Como começar com proposta comercial com IA?
Comece por uma linha de produtos ou um tipo de pedido que chega com frequência e segue um padrão. Um exemplo: imagine uma distribuidora que recebe pedidos de reposição sempre no mesmo formato de planilha. É um ótimo primeiro escopo.
- Separe uma amostra de pedidos reais e as propostas que foram enviadas para eles.
- Meça o tempo atual de montagem e a taxa de erro.
- Combine com a TI o acesso de leitura ao ERP.
- Teste o agente com os pedidos antigos e compare com as propostas reais.
- Coloque em uso com um ou dois vendedores, ajuste e depois amplie.
É assim que a Horia conduz esse tipo de piloto: um tipo de pedido, uma meta escrita e o vendedor no controle do envio.
Perguntas frequentes
A IA consegue ler pedidos escaneados ou em foto?
Na maioria dos casos, sim. Pedidos escaneados ou fotografados podem ser lidos, desde que estejam legíveis. Quando a imagem está ruim, o agente marca o pedido como dúvida em vez de adivinhar.
A IA pode dar desconto ao cliente sozinha?
Não é recomendado. O agente aplica o preço de tabela e as condições já acordadas com o cliente. Descontos e condições especiais ficam com o vendedor, dentro da alçada definida pela empresa.
Preciso trocar meu ERP para usar IA nas propostas?
Não. O agente se conecta ao ERP existente, de preferência por integração oficial. Quando ela não existe, é possível trabalhar com relatórios exportados de preço e estoque, atualizados com frequência.
A proposta gerada segue o modelo visual da empresa?
Sim. O agente preenche o modelo que a empresa já usa, com a mesma estrutura, logotipo e textos padrão. O vendedor recebe um documento pronto para revisar e enviar.
Eduardo Vieira · Eduardo Vieira é sócio da Horia. Conduz a implantação de agentes de IA dentro da operação das empresas: escolha do processo, construção, integração com os sistemas e medição do resultado. Outros artigos
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